A DGEMN, fundada no seio do Ministério do Comércio e das Comunicações, em 1929 (Decreto n.º 16.791, de 25 de abril), herdou as atribuições nas áreas da conservação, do restauro e da inventariação patrimonial, até então da responsabilidade da 3.ª Repartição Geral de Belas-Artes, do Ministério de Instrução Pública, a saber:

[...] 1) os serviços de inspecção, conservação, reparação ou restauração dos monumentos nacionais (…);

2) manter e actualizar o inventário geral dos imóveis classificados e organizar o catálogo elucidativo e o arquivo iconográfico desses monumentos, por forma a tornar possível o perfeito e completo conhecimento da riqueza monumental da nação. [...]

No entanto, o campo de atuação da DGEMN tornou-se, desde logo, mais abrangente, já que lhe competiam igualmente [...] as obras [...] que o Estado tiver de executar em edifícios cedidos ou arrendados onde funcionem serviços públicos, excepto os edifícios dependentes dos Ministérios da Guerra e da Marinha [...] (art.º 1.º).

Assim, pelas suas competências de intervenção nos imóveis classificados e em edifícios do Estado ou ocupados por serviços públicos, a DGEMN cedo sente a necessidade de recolher documentação e informação elementar de suporte à sua acção. Por esse motivo, a partir de 1938 começa a elaborar o Registo dos Prédios do Estado e, na década de 1940, o Mapa Geral dos Edifícios do Estado,criando a Secção de Cadastro, dentro da Repartição de Estudos de Edifícios. No final da década, após a criação da Direção dos Serviços de Monumentos Nacionais, em 1947, é também elaborado o Cadastro dos Imóveis Classificados. Cada uma destas fichas de cadastro remetia para o número do arquivo de desenhos do imóvel e tinha, também, agregadas fichas soltas com o Resumo Histórico-Arqueológico do imóvel, a definição da Zona de Protecção, Notas Diversas e Bibliografia.

Em dezembro de 1975, a Divisão Técnica da Direção dos Serviços dos Monumentos Nacionais concluiu a organização do Inventário Preliminar dos Imóveis Classificados,com uma compilação exaustiva dos edifícios com interesse nacional, alvos de diplomas legais até 21 de dezembro de 1974.

Em 1977, a DGEMN já tinha concebido a ficha de Inventário Científico, uma para Sítios e outra para Monumentos, semelhante às desenvolvidas por outros países europeus, visando a criação do Inventário de Protecção do Património Cultural Europeu (IPCE). Durante a década de 1980, estas fichas foram preenchidas manualmente, essencialmente em gabinete, depois datilografadas e nelas eram colados elementos iconográficos reduzidos.

A partir de 1990, o Inventário ganha um novo incremento, com a contratação de colaboradores externos para proceder a campanhas de inventariação no terreno. Em 1993, inicia-se a digitalização sistemática dos arquivos, ao mesmo tempo em que passa a ser integrada no mesmo arquivo ótico a documentação recente já produzida em formato eletrónico. A partir de abril desse mesmo ano, a DGEMN passa a disponibilizar o seu inventário através do site www.monumentos.pt e de uma sala de multimédia, aberta às quartas-feiras, onde também era possível consultar os seus arquivos.

Em 1994, a base de dados do IPA é aperfeiçoada, sendo alterada graficamente a ficha, que vê a dimensão dos campos sensivelmente aumentada e passa a poder ser impressa com algumas imagens digitalizadas associadas.

No ano de 1995, o IPA inicia a inventariação sistemática do património, englobando imóveis não classificados, de todas as tipologias, épocas e estilos, procurando dar prioridade à inventariação da arquitetura civil e de expressão vernacular, em resultado do alargamento do conceito de património, verificado desde a década de 1970. A partir de 1997, desenvolvem-se inventários temáticos, muitos deles resultantes de protocolos com outras instituições, como, por exemplo, os inventários de parques e jardins (1997-1999), do património da Região Autónoma da Madeira (1998), do património das Misericórdias portuguesas (1999), da pintura mural (2000), da arquitetura portuguesa no mundo (2000), da arquitetura manuelina (2002), da azulejaria (2002), das casas de espectáculo (2002), da epigrafia (2002), da arquitetura judicial (2003), da Misericórdia de Lisboa (2003) e da molinologia (2004).

À medida que se avança no inventário dos imóveis de maior valor histórico e arquitetónico, a DGEMN inicia projetos de inventariação com outras escalas de análise e noutras vertentes inter-relacionadas. É o caso do projeto de Carta de Risco do Património Arquitetónico, iniciado em 1997, constituído por uma base de dados destinada a registar o estado de conservação do património inventariado no âmbito do IPA. Dois anos depois, inicia-se o Inventário de Conjuntos Urbanos, com bases de dados associadas, para registar a informação do tecido urbano e distinguir a singularidade de cada conjunto. Em 2003, inicia-se o Inventário de Paisagem, para caracterizar sistematicamente as diferentes unidades que, pela sua importância natural, histórica e cultural, devem ser preservadas, conservadas e/ou recuperadas.

Em 2000, procede-se à reconversão e migração da antiga base de dados para uma nova aplicação informática, especificamente desenvolvida para o IPA, e que permite a integração on-line com o sistema de gestão das fontes documentais.

Um ano depois, em março de 2001, as mesmas fontes documentais, juntamente com o Inventário são transferidos para o Forte de Sacavém.

Os registos de Paisagem têm como objeto as unidades e subunidades de paisagem, as quais correspondem a unidades geográficas, ecológicas e estéticas resultantes da ação complexa do Homem e de todos os seres vivos em equilíbrio com os fatores físicos do ambiente.

A elaboração de um inventário de paisagem pressupõe, assim, a análise das componentes dessas mesmas paisagens e a avaliação das interações sistémicas:

> Fatores abióticos (elementos desprovidos de vida e que servem de suporte aos elementos bióticos e antrópicos, como, por exemplo, o relevo, a hidrografia, a geologia, a litologia, entre outros);

> Fatores bióticos (elementos vivos no território, que condicionam e são condicionados pelos fatores abióticos e antrópicos, como, por exemplo, a fauna e a flora, entre outros);

> Fatores antrópicos (atividades do Homem, que intervêm de forma preponderante no território, atribuindo-lhe a dimensão cultural da paisagem, como, por exemplo, o uso do solo, a rede viária, o povoamento, os aglomerados urbanos, o edificado, entre outros).

Os registos de Conjuntos Urbanos incidem sobre aglomerados e sectores urbanos (bairros, conjuntos residenciais, polos, etc.), considerando os respetivos componentes. Para cada registo é efetuado um levantamento no terreno, contemplando as temáticas arquitetónica, histórica e urbanística, complementado por uma recolha exaustiva de dados, e visando a produção de informação cartográfica relativa às características de cada uma das parcelas edificadas e do espaço público.

Os registos de Conjuntos Arquitetónicos incidem sobre grupos de edifícios e/ou estruturas construídas articulados espacialmente entre si, muitas vezes através de eixos de circulação, formando uma unidade de natureza arquitetónica, segundo critérios funcionais e/ou morfológicos. Do ponto de vista da articulação funcional, cada edifício e/ou estrutura pode estar associado a uma mesma função ou a funções diferenciadas, sendo, neste caso, frequente a existência de um edifício principal que suporta a função dominante.

Os registos de Espaços Verdes contemplam objetos realizados com elementos vegetais e elementos construídos, em perfeita consonância, que se distinguem enquanto contentores de significados que ultrapassam o âmbito estritamente construtivo, arquitetónico ou urbanístico dos mesmos para transmitir relevância histórica, social, política, científica, técnica, ecológica ou outra em determinado contexto ou para determinada comunidade, enquanto peças construídas relevantes na memória civilizacional desta e no seu bem-estar presente.

Os registos de Edifícios e Estruturas (Monumento) abarcam todo o tipo de edifícios e estruturas construídas, de todas as classes tipológicas, épocas e estilos artísticos (incluindo o património não monumental) no que concerne à forma, estrutura e respetivos componentes. Neste conceito cabe qualquer objeto edificado que se distinga enquanto contentor de significados que ultrapassam o âmbito estritamente construtivo, arquitetónico ou urbanístico, para transmitir relevância histórica, social, política, científica, técnica, ecológica ou outra. O conceito não dispensa, pois, uma faceta imaterial importante, embora esta não seja a predominante.

Os registos de Sítios integram extensões de terreno ou lugares caracterizados por estruturas materiais antrópicas ou biofísicas, aos quais determinada comunidade ou indivíduo atribui um valor cultural de natureza simbólica, religiosa, identitária, histórica, documental, paisagística, etc. Assim, registam-se estruturas geológicas, paleontológicas, pré ou proto-históricas e históricas.

> Categoria Identificação:

> Categoria — regista o tipo de categoria em que o objeto patrimonial a que respeita o registo se inscreve: Paisagem, Conjunto Urbano, Conjunto Arquitetónico, Espaço Verde, Edifício e Estrutura ou Sítio;

> Número IPA — regista um código alfanumérico composto por um prefixo alfabético “IPA” a que se seguem, sem espaços, um ponto e um número sequencial geral de oito dígitos (ex: IPA.00002369), atribuído automática e sequencialmente pelo sistema no momento de gravação do registo.

> Número IPA antigo — regista, exclusivamente no caso dos registos criados até 28 de maio de 2013, a georreferência do objeto patrimonial, a qual traduz a sua posição geográfica internacional e nacional (na divisão administrativa vigente) e a sua posição na ordem interna do sistema. O código, composto por um prefixo alfabético correspondente à sigla de cada país, seguido de doze dígitos (ex: PT031106320298), resulta da conjugação de:

1. sigla do país (da Lista dos Estados-Membros das Nações Unidas, Resolução de 17 de julho de 1997);

2. dois algarismos retirados da Nomenclatura das Unidades Territoriais para fins Estatísticos (NUTs de nível II para Portugal);

3. seis algarismos correspondentes ao distrito, concelho e freguesia (codificação do INE);

4. quatro algarismos correspondentes à ordem sequencial de inventariação no concelho (atribuída em exclusivo pelos técnicos coordenadores do SIPA);

> Designação — regista a designação do objeto de registo segundo um conjunto de princípios:

1. designação oficial constante do diploma de classificação;

2. designação/designações consagrada(s) pelo uso regional ou local, pelas fontes ou pela historiografia.

> Localização — regista a localização geográfica do objeto, composta por país, região, distrito, concelho e freguesia;

> Acesso — regista o percurso preferível para acesso ao objeto do registo, através da indicação do nome da freguesia, povoação ou lugar;

> Proteção — regista a situação do objeto ou de uma sua parcela quanto aos instrumentos de salvaguarda patrimonial, cultural, natural ou outra que sobre ele impendem, condicionando as suas utilização, gestão e intervenções que possam incidir sobre o mesmo. Tais instrumentos podem ser originados pelo objeto do registo, pelo objeto de maior escala de que este é parte constituinte ou por objeto(s) estranho(s) ao do registo, mas implantado(s) a uma distância tal que aquele resulte incluído no perímetro de protecção deste(s);

> Utilização inicial e Utilização atual — registam, respetivamente, a/as função/funções inicial/iniciais e atual/atuais do objeto de registo;

> Propriedade — regista o tipo de propriedade no momento da inventariação, a partir da distinção fundamental Pública/Privada, seguida da especificação do tipo de entidade proprietária.

> Categoria Descrição:

> Enquadramento — regista o cruzamento da observação direta do inventariante, preciosa na deteção in loco da importância relativa dos diversos elementos em presença (orográficos, urbanos, paisagísticos e outros), e o recurso a dados de origem bibliográfica, quanto à história da cidade e da ocupação do território, recorrendo a ferramentas de informação cartográfica e fotográfica de nova geração;

> Descrição — regista a leitura objetiva e sucinta da estrutura e dos elementos caracterizantes do objeto, que complemente a recapitulação escrita daquilo que é visível por simples observação com o conhecimento específico por parte do inventariante. Esta descrição terá, assim, como fontes essenciais, os dados trabalhados pelo inventariante e, por vezes não evidentes no contacto direto com o objeto, as representações gráfica e fotográfica nas escalas territorial, urbana e arquitetónica nas suas fases mais importantes e, sempre que possível ou pertinente, o projeto que esteve na origem daquele;

> Descrição complementar — desenvolve e pormenoriza a informação contida no campo Descrição, em especial no que se refere a elementos de composição de fachadas, decoração exterior e interior, e à descrição detalhada do património integrado.

> Categoria Análise histórica, artística e tipológica:

> Época construção — regista os principais períodos de construção ou remodelação significativa do objeto (século expresso em numeração árabe e sempre com dois dígitos), separados por barra;

> Arquiteto / Construtor / Autor — regista os nomes dos intervenientes no planeamento, projeto e realização da obra de edifícios ou estruturas construídas: urbanistas, arquitetos, arquitetos paisagistas, engenheiros das diversas especialidades, designers, artistas plásticos, decoradores, artífices e outros. O registo é feito em maiúsculas, por ordem alfabética de atividade profissional e, dentro desta, por ordem alfabética, indicando entre parêntesis a data da intervenção;

> Cronologia — regista os principais momentos do processo de planeamento, projeto e construção dos edifícios ou estruturas construídas, de antecedentes e preexistências relevantes para a compreensão do objeto do registo, de momentos posteriores ao início da vida útil do objeto que tenham representado importantes alterações ao usufruto e/ou configuração do mesmo, e de factos exteriores com peso, influência ou interferência direta na sua criação, desenvolvimento, alteração ou eliminação;

> Tipologia e caracterização estilística — regista a identificação e caracterização das permanências que distinguem tipos de edifícios e das correspondentes soluções espaciais, estruturais, históricas, discursivas, construtivas e estilísticas. A inserção do objeto em registo no quadro tipológico respetivo é resultante do cruzamento de uma tipologia relativa ao programa funcional inicial do objeto e ao contexto da sua encomenda com dados de natureza construtiva, cronológica e historiográfica. O conteúdo deste campo esclarece, com frequência, o sentido ou a pertinência do registo ao traduzir a especificidade do objeto perante os seus pares (outros objetos com os quais partilha traços que estão na origem da definição de um quadro tipológico) ou as características que o singularizam na paisagem, no tecido urbano ou na envolvente construída imediata;

> Dados técnicos — regista, de forma sintética, os dados relativos
às técnicas utilizadas na construção dos edifícios e estruturas e nas aplicadas aos elementos arquitetónicos;

> Materiais — regista os materiais utilizados num edifício ou estrutura, relacionados com os elementos em que são empregues;

> Intervenção realizada — regista, de forma sintética, as mais importantes intervenções operadas no imóvel desde a sua construção. A síntese das intervenções pode retomar, desenvolver e aprofundar referências efetuadas no campo Cronologia, caso a informação ali veiculada se estenda para além do início da vida útil do imóvel, ou introduzir novos dados não contidos naquele campo, caso as intervenções sejam consideradas de menor importância ou, de algum modo, correntes em objetos desta natureza.

> Categoria Bibliografia e documentação específica:

> Bibliografia — regista o elenco das obras bibliográficas (monografias, publicações periódicas e recursos de Internet) utilizadas como fonte para a construção do registo, ou não utilizadas mas identificadas como possíveis fontes para desenvolvimento futuro do registo SIPA ou de qualquer outro estudo sobre o objeto;

> Documentação gráfica, fotográfica e administrativa — regista o elenco dos locais (arquivos públicos e privados, centros de documentação e outros) nos quais é possível encontrar documentação gráfica (cartografia, peças desenhadas pertencentes a projetos de urbanização, arquitetura e especialidades nas suas diversas fases), fotográfica e administrativa (processos de obras, p. ex.) relativa ao objeto do registo, identificados, sempre que possível, pelas siglas das instituições detentoras; e à referência específica aos documentos e processos, consultados ou a consultar.

> Categoria Gestão do registo:

> Autor data — regista o nome do(s) responsável/responsáveis pela construção do registo (nome e apelido) e do ano de criação ou remodelação significativa do mesmo;

> Atualização — regista o nome (nome e apelido) do(s) responsável/responsáveis pela atualização do registo e respetivo ano, ou seja, pela verificação da manutenção da informação de acordo com a realidade do momento presente.

Existe, ainda, o campo Grau no qual são inscritos códigos numéricos que permitem agrupar os objetos patrimoniais segundo:

> a sua existência (objeto projetado e nunca construído; objeto construído; objeto demolido);

> a sua qualidade patrimonial;

> o grau de completude dos respetivos registos de inventário;

> o estatuto de acessibilidade a esses registos.